Как управлять компанией из-за границы

Можно ли управлять российским бизнесом, находясь в другой стране? Теоретически и юридически — да. Но для нормального функционирования всех рабочих процессов нужно подготовить почву перед отъездом. Разберемся, какие действия необходимо выполнить генеральному директору перед длительным вояжем или релокацией в дальние страны.

Назначить ответственного управляющего 

Если ваш бизнес не предназначен для управления на расстоянии, то без управляющего на месте не обойтись. Например, у вас теплицы, требующие постоянного контроля, полива, удобрений и т. д. Что делать в такой ситуации? Назначить управляющим хорошо проявившего себя в работе сотрудника или пригласить опытного специалиста со стороны. 

Позаботиться об электронной подписи 

Наличие электронной подписи позволяет производить обмен электронными документами с клиентами, подрядчиками и другими контрагентами. Также электронная подпись позволяет сдавать отчетность в госорганы, участвовать в электронных торгах без физического присутствия руководителя. Интернет-магазинам полезно подключить онлайн-кассу, чтобы осуществлять и контролировать платежные операции онлайн. 

Заверить доверенность

Доверенность на сотрудника в штате нужна для представления интересов компании при проверках налоговых, силовых, пожарных и других ведомств. При отсутствии генерального директора роль официального представителя компании может занимать специалист с оформленной доверенностью на руках. К тому же, сотрудник с оформленной доверенностью может подписывать договоры и акты с контрагентами, а также принимать отгрузки от поставщиков. 

Оставить инструкции на все случаи жизни

В компании всё работает только при бдительном контроле генерального директора? Это неправильно. Должна существовать система, на которую будут опираться сотрудники вне зависимости от местонахождения начальника. Такую систему помогают наладить четкие регламенты и инструкции для специалистов. Перед отъездом разработайте алгоритмы решения реальных проблем, с которыми может столкнуться компания. Например, что делать, если поставщик задержал партию товара, отправил вам не тот товар или вообще не выходит на связь уже неделю. 

Использовать средства контроля за работой сотрудников 

Физическое пребывание руководителя в другой стране не означает, что сотрудники остаются без контроля. Воспользуйтесь современными средствами отслеживания эффективности специалистов. Установите камеры видеонаблюдения, используйте CRM-систему, подключите ее к сайту при помощи модуля «Интеграция CRM».  

Перенести документы в облачную базу 

Для ведения дел в любой точке земного шара важно иметь быстрый доступ к документам и возможность совместной работы с ними. Именно поэтому следует заранее оцифровать каждый документ и создать облачный архив для комфортной работы. 

Общаться с сотрудниками в онлайне

Уютные рабочие посиделки в кабинете директора заменяем не менее уютными собраниями в видео-комнатах вроде Zoom или VK Звонки. Создаем рабочие чаты, если не создали их до этого момента, обмениваемся файлами в мессенджерах.