Как правильно ставить задачи сотрудникам. 5 методик
От неправильной постановки задач страдает и руководитель, и сам сотрудник, и компания в целом. Первому приходится пить валерианку, объяснять всё заново и отвечать за задержку сроков, а второму ― нервничать и переделывать работу. Для избежания этой неприятности в арсенале руководителя есть целых 5 методов постановки задач, помогающих достичь эффективного результата.
SMART
SMART — Specific (конкретный), Measurable (измеримый), Achievable (достижимый), Relevant (значимый), Time bound (ограниченный по времени). Этот способ позволяет поставить задачу перед сотрудником, учитывая все составляющие названия. Например, владелец интернет-магазина по продаже конфет хочет повысить трафик сайта в период Нового года.
Чтобы задача отвечала требованиям SMART, она должна звучать так: «С 1 по 31 декабря увеличиваем трафик на 30% с контекстной рекламы за счет запуска в Яндекс.Директ, YouTube Google Ads».
Здесь присутствует конкретный результат, который должна принести работа. Он измерим в процентах. Он достижим, с учетом, что контекстная реклама еще не запускалась. Заказчику важно успеть получить трафик в новогодний период, поэтому в задаче есть ограничение по времени.
TOTE
TOTE (Test1, Operation, Test2, Exit) — пошаговая модель постановки задачи. Этот подход предполагает разделение одной большой задачи на несколько мелких с последовательным выполнением каждого звена.
Вначале мы определяем, какой результат нам нужен (Test1). Например, менеджеру автосалона нужно продать машину. Далее определяемся, что нужно сделать для выполнения этой задача: помыть автомобиль, проверить работоспособность всех систем, сравнить ценник с предложением конкурентов, обзвонить клиентов и т. д (Operation). Затем еще раз убедиться, что ничего не забыли и выполнили все этапы работы (Test2). Далее — продажа автомобиля (Exit). Руководитель обязан контролировать выполнение каждого этапа и ставить задачи постепенно. Изначально ставится задача продажи автомобиля, и сразу же даются указания, что нужно делать работнику на первом этапе. Когда специалист выполняет одно задание, руководитель ставит следующую задачу и так до тех пор, пока не настанет этап перепроверки собственной работы (Test2).
Подход TOTE удобен, если необходимо обучить новичков. Он помогает структурировать знания и действовать дальше по готовому алгоритму.
HD-RW-RM
Этот подход основательно расписывает работнику его задачу. Каждая буква в названии это раздел шаблона, по которому ставится цель. Header — заголовок задачи, Description — описание, контекст, Result — предполагаемый результат, Way — алгоритм выполнения задачи, Redline — срок выполнения задачи, Motivation — объяснение, почему задача важна.
Например, руководителю маркетингового агентства необходимо отправить специалиста провести опрос среди населения. В этом случае задача по методу HD-RW-RM будет выглядеть так:
Header — Собрать сведения о том, что население чаще всего дарит родственникам на Новый год.
Description — Компания X заказала исследование предпочтений жителей нашего города. Заказчик собирается работать в нашем городе и устроить большую новогоднюю распродажу, но не знает, что закупать в первую очередь.
Result — Мы должны опросить не менее 1000 прохожих и составить рейтинг самых популярных подарков на Новый год.
Way — Вам необходимо отправиться в самые большие ТЦ города и другие оживленные места, чтобы провести опрос. Распределите точки с вашими коллегами и подготовьте бланки, в которые вы будете вносить ответы прохожих.
Redline — На выполнение задания вам дается 5 дней.
Motivation — Это крупный заказ, который позволит нашему агентству вложить средства в продвижение компании и получить яркий кейс в портфолио. Если задание удастся выполнить раньше положенного срока, то компания предоставит сотруднику дополнительную премию 5000 рублей.
CLEAR
Этот способ постановки задачи подойдет для коллективных заданий. CLEAR — это аббревиатура из слов Collaborative (означает, что задача выполняется командой), Limited (задача ограничена по времени и выполнима), Emotional (задача должна вызывать интерес у сотрудников), Approachable (задачу легко поделить на подзадачи), Refinable (задача подвержена корректировкам в процессе работы).
Пример постановки задачи методом CLEAR: «До 20 числа месяца маркетинговому отделу нужно определить, какой товар рационально продавать со скидкой для постоянных покупателей, разработать продающую подачу товара и провести кампанию. Руководство ожидает, что при выполнении этой задачи маркетологи будут активно применять свои аналитические навыки и проявят высокую инициативность для достижения наилучших финансовых результатов кампании. Часть команды изучает состояние рынка и предложения конкурентов, спрос и потребности целевой аудитории, определяет товар, рассчитывает размер скидки и просчитывает финансовые аспекты кампании. Другая часть работает с дизайнерами, готовит акцию и промо-материалы, занимается контекстной рекламой, запускает кампанию, анализирует результаты. Каждые 3 дня руководитель маркетингового отдела предоставляет отчет о сделанной работе для внесения возможных корректировок со стороны руководства».
Задача поставлена группе работников, у нее есть сроки выполнения, она позволяет проявить свои навыки (Emotional). Она разбивается на этапы: изучение рынка, ценообразование, прогнозирование, подготовка, реализация, анализ (Approachable). Эта задача подвергается корректировкам в зависимости от праздников и особых событий (Черная пятница, Новый год, 8 Марта и т. д.).
FAST
Нужно поставить очень амбициозную и значимую задачу? Тогда используйте подход FAST (Frequently discussed — задача постоянно обсуждается в команде, Ambitious — амбициозная задача, Specific — задача особой важности, Transparent — задача понятна всем работникам). Подход FAST ориентирован исключительно для амбициозных коллективов с высокой компетенцией. Он предназначен для важных задач, которые значительно влияют на будущее компании.
Пример постановки задачи методом FAST: «Необходимо включить электронную коммерцию в каналы сбыта нашей компании. Это задача первостепенной важности, поскольку, согласно анализу рынка, компания теряет долю рынка и упускает около … рублей прибыли ежемесячно за счет отсутствия онлайн-продаж. Для выполнения этой задачи необходимо: 1) подобрать качественную CMS для реализации торговли в сети, ко второму кварталу 2022 года запустить полностью рабочий интернет-магазин с заполненным каталогом и отладить процесс онлайн-продаж, 2) к концу 2022 года вывести интернет-магазин на чистую прибыль … рублей ежемесячно за счет комплексного продвижения в сети.
О результатах работы докладываем каждую неделю». Это пример базовой формулировки задачи методом FAST. Далее подробно описываются условия задачи и всех ее этапов.
